Umwandlung der Psychotherapie: Kurzzeit- in Langzeittherapie (nach PTV-3)

Ein Umwandlungsantrag überführt eine laufende Kurzzeittherapie (KZT) in eine Langzeittherapie (LZT). Er ist immer gutachtenpflichtig: Der Krankenkasse wird ein Bericht an den Gutachter nach der PTV-3-Gliederung im verschlossenen Umschlag (PTV 8) beigefügt. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wann und wie Sie die Umwandlung beantragen, welche Formulare Sie brauchen und wie die Kostenübernahme bei gesetzlicher Kasse, Kostenerstattung, privater Versicherung, Beihilfe und Selbstzahlung geregelt ist.

Was ist ein Umwandlungsantrag?

Stellt sich während einer Kurzzeittherapie heraus, dass das Kontingent von bis zu 24 Sitzungen nicht ausreicht, wird die Behandlung nicht neu beantragt, sondern in eine Langzeittherapie umgewandelt. Der Umwandlungsantrag ist damit der typische Weg von der KZT in die LZT, wenn die Komplexität des Falls erst im Verlauf sichtbar wird.

Inhaltlich entspricht der Bericht dem Erstantrag (vollständige Falldarstellung, Abschnitte 1–6), enthält aber zusätzlich Abschnitt 7 mit dem bisherigen Behandlungsverlauf und der Begründung, warum eine Langzeittherapie notwendig ist. Die Umwandlung ist in allen vier Richtlinienverfahren möglich: Verhaltenstherapie (VT), tiefenpsychologisch fundierte (TP) und analytische Psychotherapie (AP) sowie Systemische Therapie (ST). Sie unterscheidet sich nur in der verfahrensspezifischen Fallkonzeption (siehe unten).

Frist: Bis wann muss die Umwandlung beantragt werden?

Die Umwandlung muss spätestens bis zur 20. Sitzung der Kurzzeittherapie beantragt werden, das entspricht der achten Therapieeinheit der KZT 2 (Psychotherapie-Richtlinie § 29, Psychotherapie-Vereinbarung). In der Praxis liegt das etwa vier bis fünf Wochen vor Ende der Kurzzeittherapie.

Ablauf der Umwandlung Schritt für Schritt

1. Indikation prüfen: Der bisherige Verlauf zeigt, dass die KZT nicht ausreicht (z.B. höhere Komplexität, neue Problembereiche, chronifizierte oder komorbide Störung).
2. Bericht an den Gutachter verfassen: in freier Form nach der PTV-3-Gliederung, inklusive des zusätzlichen Abschnitts 7.
3. Formulare ausfüllen: PTV 1 (Patient:in), PTV 2 mit Feld „Langzeittherapie als Umwandlung“.
4. PTV-8-Umschlag befüllen und verschließen: Bericht, Konsiliarbericht (nur bei nichtärztlichen Therapeut:innen), PTV 2b und ggf. Befundberichte.
5. Antrag bei der Krankenkasse einreichen: PTV 1, PTV 2 und den verschlossenen PTV-8-Umschlag.
6. Gutachterverfahren abwarten: Die Kasse leitet den Umschlag ungeöffnet an eine:n Gutachter:in weiter. Ergebnis: Bewilligung, Nachforderung oder (selten) Ablehnung mit Widerspruchsmöglichkeit.

Formulare & der verschlossene PTV-8-Umschlag

Für den Umwandlungsantrag werden dieselben Antragsformulare wie bei der Langzeittherapie verwendet:

• PTV 1: Antrag der Patientin oder des Patienten
• PTV 2: Angaben der Therapeutin oder des Therapeuten; hier das Feld „Umwandlung“ ankreuzen
• PTV 3: dient als Leitfaden (Gliederung) für den frei formulierten Bericht
• PTV 8: der verschlossene Briefumschlag für die Gutachterin oder den Gutachter

In den PTV-8-Umschlag gehören:

• der Bericht an den Gutachter (bei ärztlichen Therapeut:innen ist der somatische Befund im Bericht enthalten)
• bei psychologischen Psychotherapeut:innen und KJP: der Konsiliarbericht (Muster 22b)
• die für die Gutachter:in bestimmte Ausfertigung des PTV 2 (PTV 2b)
• ggf. Kopien ergänzender Befundberichte, auf Pseudonymisierung achten

Abschnitt 7: der zusätzliche Teil im Umwandlungsbericht

Der entscheidende Unterschied zum Erstantrag ist Abschnitt 7 „Zusätzlich erforderliche Angaben bei einem Umwandlungsantrag“. Er umfasst:

• Bisheriger Behandlungsverlauf: durchgeführte Methoden und Ergebnisse, Veränderung der Symptomatik, Erreichung bzw. Nichterreichung der Therapieziele (ggf. auch die begleitende Arbeit mit Bezugspersonen)
• Begründung der Notwendigkeit der Umwandlung von der KZT in eine LZT
• Weitere Ergebnisse psychodiagnostischer Testverfahren

Kostenübernahme: Wer zahlt die umgewandelte Therapie?

Der Ablauf des Berichts ändert sich inhaltlich kaum, wohl aber, an wen der Antrag geht und ob überhaupt ein Gutachterverfahren nötig ist. Ein Überblick nach Kostenträger:

Gesetzliche Krankenversicherung (Regelfall)

Der Antrag geht an die Krankenkasse der Patient:in, die den PTV-8-Umschlag an eine:n Gutachter:in weiterleitet. Die Umwandlung ist stets gutachtenpflichtig.

Kostenerstattungsverfahren (§ 13 Abs. 3 SGB V)

Ist kein Kassenplatz in zumutbarer Zeit verfügbar, können gesetzlich Versicherte die Behandlung bei einer Privatpraxis über Kostenerstattung abrechnen. Auch hier wird ein Bericht an den Gutachter benötigt, die PTV-3-Gliederung gilt analog. Wichtig: Die Kasse muss die Kostenerstattung vorab zusagen.

Private Krankenversicherung (PKV)

Ob und wie viele Stunden erstattet werden, richtet sich nach dem individuellen Tarif. Viele PKV-Tarife verlangen für die Fortführung über die Kurzzeittherapie hinaus eine Genehmigung, teils mit eigenem Gutachterverfahren. Empfehlenswert ist, vor Beginn der LZT eine schriftliche Leistungszusage der PKV einzuholen.

Beihilfe (Beamt:innen)

Für die Langzeittherapie ist ein Voranerkennungsverfahren mit förmlichem Antrag an die Beihilfestelle und einem Gutachterverfahren erforderlich. Das entfällt, wenn die gesetzliche oder private Versicherung bereits eine Leistungszusage aus einem durchgeführten Gutachterverfahren erteilt hat, diese ist dann der Beihilfestelle vorzulegen.

Selbstzahler:innen

Wer die Behandlung selbst trägt, benötigt kein Gutachterverfahren. Ein strukturierter Behandlungsplan bleibt fachlich sinnvoll, ist aber nicht formell vorgeschrieben.

Häufige Fehler beim Umwandlungsantrag

• Zu spät gestellt: Antrag nach der 20. KZT-Sitzung führt zu Behandlungspausen.
• Schwacher Abschnitt 7: Der bisherige Verlauf wird nicht summativ und ergebnisbezogen dargestellt.
• Fehlende Begründung des Mehrbedarfs: Es wird nicht klar, warum die KZT nicht ausreicht.
• Inkonsistenz: Abschnitt 7 passt nicht zur ursprünglichen Fallkonzeption oder zum Behandlungsplan.
• Unvollständiger PTV-8-Umschlag: Konsiliarbericht oder PTV 2b fehlen.

Beispiele ansehen

Wie ein vollständiger Umwandlungsbericht aussieht, zeigen unsere kostenlosen Muster mit detaillierter Analyse: Umwandlungsantrag Muster 1 und Muster 2. Wie Sie den Bericht insgesamt aufbauen, lesen Sie im Leitfaden Bericht an den Gutachter schreiben.

Häufige Fragen

Was ist ein Umwandlungsantrag in der Psychotherapie?

Ein Umwandlungsantrag überführt eine laufende Kurzzeittherapie in eine Langzeittherapie. Er ist gutachtenpflichtig und enthält zusätzlich zum vollständigen Fallbericht (Abschnitte 1–6) den Abschnitt 7 mit dem bisherigen Behandlungsverlauf und der Begründung der Notwendigkeit.

Bis wann muss ein Umwandlungsantrag gestellt werden?

Spätestens bis zur 20. Sitzung der Kurzzeittherapie, das heißt bis zur achten Therapieeinheit der KZT 2. Der Antrag sollte so rechtzeitig erfolgen, dass eine unmittelbare Weiterbehandlung ohne Pause möglich ist.

Wie viele Stunden kann ich bei der Umwandlung noch beantragen?

Die bereits genutzten KZT-Stunden werden angerechnet. Nach voller KZT (24 Stunden) verbleiben im ersten LZT-Schritt bei VT und TP je 36 Stunden, bei AP 136 Stunden, bei ST 12 Stunden.

Braucht die private Krankenversicherung oder Beihilfe auch ein Gutachten?

Bei der Beihilfe ist für die Langzeittherapie ein Voranerkennungs- und Gutachterverfahren erforderlich. Bei der PKV hängt es vom Tarif ab; eine schriftliche Leistungszusage vor Beginn der LZT ist empfehlenswert. Selbstzahler:innen benötigen kein Gutachterverfahren.